Tietosuojaseloste – Tonifix Oy

Rekisteriseloste

""

Rekisteritiedot

Rekisterinpitäjä

Tonifix Oy
Tikkurikuja 1
00750 Helsinki

Sähköposti: tonifix@gmail.com

Puhelin: 041 591 103

Käsittelyn tarkoitukset

Vaurio- ja vahinkokorjaus

Tonifix Oy käsittelee henkilötietoja korjaustapahtuman hoitamiseen sekä korjaustarpeen tai -kustannusten arvioimiseen. Käsittelyn perusteena on Tonifixin ja rekisteröidyn välinen sopimus tai sen valmistelu. Yritysten ja organisaatioiden korjaustapahtumien hoito liittyy Tonifixin ja organisaation välisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jolloin käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Laskutustietoja tietoja käsittelemme osana korjaustapahtuman hoitamista. Laskutustiedot siirtyvät osaksi lakisääteistä kirjanpitoamme.

Asiakaspalautteen yhteydessä saamiamme henkilötietoja käsittelemme liiketoiminnan kehittämiseen tai palautteeseen vastaamiseen. Lisäksi käsittelemme tietoja asiakaspalvelun yhteydessä, jolloin käsittely liittyy yhteydenottoon vastaamiseen. Mikäli palautteen käsittely ja asiakaspalvelu eivät liity korjausasian hoitamiseen, sisältyvät ne Tonifix Oy:n oikeutettuun etuun harjoittaa elinkeinotoimintaansa. Tietojen käsittelyn avulla pystymme palvelemaan asiakkaitamme palvelulupauksemme mukaisesti sekä kehittämään toimintatapojamme.

Sähköiset palvelut, markkinointi, asiakashankinta ja rekrytointi

Verkkopalveluidemme tekninen toteuttaminen edellyttää sähköisten tunnistetietojen käsittelyä. Tilastoimme ja mittaamme verkkopalveluidemme käyttöä sekä harjoitamme sähköistä markkinointia verkkopalveluidemme käyttö- ja kävijätietojen perusteella. Verkkopalveluiden tarjoaminen, tilastointi ja sähköinen markkinointi sisältyy Tonifix Oy:n oikeutettuun etuun harjoittaa ja kehittää liiketoimintaansa. Tarjoamiemme verkkopalveluiden avulla helpotamme ja nopeutamme asiakkaiden asioimista kanssamme sekä mahdollistamme yhteydenoton heille sopivaan aikaan. Verkkopalvelun tilastoinnissa käsittelemiemme tietojen avulla pystymme analysoimaan ja tätä kautta kehittämään liiketoimintaamme sekä parantamaan palvelutasoamme. Sähköistä markkinointia varten käsittelemiemme tietojen avulla, voimme kertoa tarjoamistamme palveluista sähköisissä kanavissamme sekä ohjaamaan asiointia verkkopalveluumme.

Verkkopalvelumme sisältää Google Maps -karttatoiminnon. Google käsittelee henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä tietosuojakäytäntönsä ja karttatoiminnon käyttöehtojensa mukaisesti. Verkkosivuillamme olevan palvelun avulla, käyttäjällä on mahdollista selvittää Tonifix Oy:n toimipiste ilmoittamansa summittaisen tai päätelaitteensa välittämän tarkan sijainnin perusteella. Tarkan sijainnin välittäminen ja käsittely perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen, jonka hän antaa salliessaan päätelaitteensa välittää sijaintitietonsa verkkopalveluumme. Sijainti välitetään Googlelle muodossa, josta käyttäjää ei voi tunnistaa. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksen oman päätelaitteensa asetuksista.

Potentiaalisten yritys- ja organisaatioasiakkaiden sekä muiden yhteistyökumppanien henkilötietoja käsittelemme sopimusten valmisteluun.

Organisaatioiden ja yritysasiakkaiden päättäjätietojen käsittely on osa Tonifix Oy:n markkinointia ja viestintää. Lisäksi tiedotamme toimintaamme liittyvistä uutisista ja ajankohtaisista asioista yritysten ja organisaatioiden edustajille. Markkinointi ja tiedottaminen yrityksille ja organisaatioille sekä heidän edustajilleen on Tonifix Oy:n elinkeinotoimintaan liittyvän oikeutetun edun piirissä. Organisaatio- ja yritysmarkkinointia varten käsittelemiemme tietojen avulla teemme uusasiakashankintaa ja lisämyyntiä. Tiedottamista varten käsittelemiemme tietojen avulla pidämme organisaatio- ja yritysasiakkaamme ajan tasalla toimintaamme liittyvistä muutoksista ja uudistuksista.

Käsittelemme meille avoimeen työtehtävään lähetettyjä työhakemuksia mahdollisen työsopimuksen valmistelemiseksi. Tonifix Oy:lle avoimen työhakemuksen lähettäneen henkilön tietoja käsitellään hänen suostumuksensa perusteella.

Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme tietoja varmistaaksemme rekisteröidyn tietojenkäsittelyn turvallisuuden ja oikeuksien toteutumisen yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Mikäli rekisterissämme oleva henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan edellyttää tämä tunnistamista. Tiedot oikeuksien käytöstä tallennetaan, jotta voimme tarvittaessa osoittaa, että rekisteröityjen oikeuksia on noudatettu.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietojen käsittelyssä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

Käsittelemämme henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  1. Yksilöinti- ja yhteystiedot
  2. Tiedot asemasta yrityksessä
  3. Korjattavan ajoneuvon tiedot, valokuvat ajoneuvosta ja tiedot korjauspalveluista
  4. Vakuutus- ja laskutustiedot
  5. Meille lähetetyt viestit, kuten palautteet, tarjouspyynnöt ja vahinkoilmoitus-palvelun viestit
  6. Työnhakua varten toimitetut tiedot
  7. Sähköiset tunnistetiedot ja tiedot Tonifixin verkkopalveluiden käytöstä
  8. Päätelaitteen sijainti
  9. Tiedot rekisteröityjen oikeuksien käytöstä

Saamme käsittelemiämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn käyttämiltä yrityksiltä tai organisaatioilta, kuten vakuutusyhtiöltä, ajoneuvon omistavalta rahoitusyhtiöltä, hinausliikkeeltä tai autoliikkeeltä. Lisäksi saamme tietoja rekisteröidyn verkkopalveluiden käytöstä. Tarvittaessa haemme tietoja julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, puhelintiedustelupalveluista tai Trafin ajoneuvorekistereistä. Markkinointia ja viestintää varten hyödynnämme myös ulkoisia rekistereitä ja tutkimuksissa kerättyjä tietoja.

Verkkolomakkeissa tai sopimuksissa pakolliseksi merkityt tiedot ovat edellytys sopimuksen tekemiselle. Korjausasian hoitaminen saattaa vaatia myös lisätietojen antamista.

Tietojen säilytysajat

  1. Säilytämme korjausasian hoitamisessa käsiteltyjä tietoja viiden vuoden ajan myöntämämme enimmäistakuuajan mukaisesti.
  2. Säilytämme tiedot rekisteröityjen oikeuksien käytöstä kahden vuoden ajan.
  3. Laskutustietoja ja muuta kirjanpitoaineistoa säilytämme kirjanpitolain edellyttämän ajan
  4. Työnhakemuksia ja työnhakutietoja säilytämme 6 kuukautta haun päättymisestä
  5. Analytiikka- ja markkinointipalveluiden osalta säilytämme henkilötietoja 38 kuukautta tai käyttämiemme kumppanien salliman minimiajan, jos se on pidempi kuin 38 kuukautta
  6. Tiedottamisessa säilytämme tietoja tiedotustoiminnan harjoittamisen ajan
  7. Markkinoinnissa ja myyntityössä käyttämiämme yritysten ja organisaatioiden tietoja säilytetään myynnin ja yhteistyön mahdollistamisen kannalta tarvittava aika, kuitenkin korkeintaan 4 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta

Muissa tapauksissa säilytämme henkilötietoja yhden vuoden.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät Tonifix Oy:n työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä, kuten asiakaspalveluhenkilöstö, korjaamojen työnjohto, hallinto- ja myyntihenkilöstö. Luovutamme tai siirrämme henkilötietoja käsittelyn tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa kumppaneillemme. Kumppaneitamme ovat:

  1. Partner-kumppanikorjaamomme, joiden korjauspalveluita rekisteröity käyttää
  2. Sijaisautopalvelun toimittajat, jos rekisteröity tarvitsee sijaisautoa
  3. Korjaukseen liittyvät alihankkijat ja tavarantoimittajat
  4. Luottopalveluntarjoajat, joille luovutamme tietoja vain rekisteröidyn pyynnöstä
  5. Analytiikka- ja markkinointikumppanit, kuten Google ja Facebook
  6. Verkkopalveluntarjoajat
  7. Ajoneuvon korjaukseen tai markkinointiin liittyvät tietojärjestelmätarjoajat
  8. Kirjanpito- ja laskutusjärjestelmien toimittajat sekä tilintarkastajat
  9. Vakuutusyhtiöt
  10. Muut Tonifix Oy:n käyttämät henkilötietojen käsittelijät
  11. Viranomaiset lainsäädännön edellyttämissä määrissä

Henkilötietojen vastaanottajiin kohdistuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet rekisteröityjen oikeuksien käytön tukemisesta sekä käsittelyn turvallisuudesta varmistamisesta. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle kolmansiin maihin, ellei siitä ole erikseen mainittu käsittelyn tarkoituksen yhteydessä.

Käsittelyn turvallisuus

Tonifix Oy käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Verkkopalveluissa käytettävät tietoliikenneyhteydet ovat salattuja. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät järjestelmät edellyttävät käyttäjän tunnistamista tai fyysistä pääsyä käsittelyjärjestelmään. Henkilötietoja sisältävä fyysinen aineisto hävitetään asianmukaisesti esimerkiksi tietosuoja-astiaa käyttäen eikä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja pidetä muiden asiakkaiden näkyvillä.

Henkilötietojen käsittely on rajattu niille henkilöille, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Tonifixin henkilöstö on ohjeistettu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä käytettäessä Tonifixin ja henkilötietojen käsittelijän kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus, joka velvoittaa ulkoisia käsittelijöitä huolehtimaan oman käsittelynsä turvallisuudesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, niiden oikaisua, tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista, toimita pyyntö sähköpostitse tonifix@gmail.com tai allekirjoitettuna kirjallisesti osoitteeseen Tonifix Oy, Tikkurikuja 1, 00750 Helsinki. Henkilötietojasi koskevan pyynnön toteuttaminen edellyttää tunnistamista, joten toimita pyynnön yhteydessä riittävät henkilötiedot (esimerkiksi kopio ajokortista tai henkilötodistuksesta). Tonifix Oy:llä on oikeus pyytää henkilöltä tarvittaessa lisätietoa henkilöllisyyden todentamiseen. Alla on kuvattu tarkemmin rekisterissämme olevien henkilöiden oikeudet. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista saat tarvittaessa myös Tietosuoja.fi -sivustolta.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, oikeus pyytää pääsy tietoihinsa sekä oikeus saada tämän tietosuojaselosteen mukaiset tiedot henkilötietojensa käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten henkilötietojensa oikaisua. Lisäksi hänellä on käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen oikeus täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada henkilötiedot poistetuksi, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

  1. Henkilötietoja ei enää tarvita tarkoituksissa, joita varten niitä on käsitelty
  2. Henkilö peruuttaa suostumuksen, jos käsittely on perustunut suostumukseen eikä käsittelylle ole muuta perustetta
  3. Henkilö vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella eikä käsittelylle ole perusteltua syytä
  4. Henkilö vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointiintarkoitukseen
  5. Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  6. Henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus rajoittaa käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

  1. Henkilö kiistää tietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen varmistamisen ajaksi
  2. Henkilön tietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista ja vaatii käytön rajoittamista
  3. Tonifix Oy ei enää tarvitse henkilötietoja, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen tueksi
  4. Henkilö on vastustanut käsittelyä oikeutetun edun perusteella, jolloin käsittelyä rajoitetaan etujen arvioinnin ajaksi

Vastustamisoikeus

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa, eli vastustaa käsittelyä, jos hänen henkilötietojaan käsitellään suoramarkkinointia varten.

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus vastustaa myös tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, jos käsittelyä tehdään oikeutetun edun perusteella. Henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkaa ainoastaan, jos on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada sähköisessä muodossa häntä koskevat henkilötiedot,

  1. jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle,
  2. joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja
  3. jos käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittelyn perusteena on henkilöltä saatu suostumus, on hänellä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli suostumuksen peruuttamiseksi ei ole esitetty muuta tapaa, toimita ilmoitus suostumuksen peruuttamisesta sähköpostitse tonifix@gmail.com tai kirjallisesti osoitteeseen Tonifix Oy, Tikkurikuja 1, 00750 Helsinki.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta. Kantelu tulee tehdä EU:n siinä jäsenvaltiossa, jossa henkilöllä on vakituinen asuin- tai työpaikka tai, jossa väitetty rikkomus on tapahtunut.